Trasparenza Online: Guida alle Informazioni obbligatorie per siti web aziendali

Trasparenza online, una questione importante

Navigando in rete, mi trovo frequentemente a consultare siti privi dei dati obbligatori necessari per conformarsi alla normativa legale.

Non sto parlando di siti amatoriali, creati anni fa e diventati obsoleti, oppure siti realizzati dal “mio cuggino” di turno.

Parlo di website ben fatti, vetrine sul web di realtà anche importanti, del settore pubblico e privato di media e grande dimensione.

Inoltre, durante le nostre conversazioni, ho notato che molti titolari di siti web aziendali non sono consapevoli della normativa vigente, esponendosi così al rischio di sanzioni.

In questo articolo, ho cercato di fornire un’esaustiva raccolta delle indicazioni sulle informazioni obbligatorie da inserire su un sito web, organizzate in base alla tipologia di azienda.

Se si possiede un sito web con cui si eserciti l’attività aziendale o professionale, è tassativamente obbligatorio inserire la partita IVA nell’Home Page del sito stesso.

L’articolo 35, comma 1 del DPR n. 633/72 dispone infatti quanto segue:

I soggetti che intraprendono l’esercizio di un’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono farne dichiarazione entro trenta giorni ad uno degli uffici locali dell’Agenzia delle entrate ovvero ad un ufficio provinciale dell’imposta sul valore aggiunto della medesima Agenzia; la dichiarazione è redatta, a pena di nullità, su modelli conformi a quelli approvati con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate. L’ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita I.V.A. che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell’attività e che deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto.

Dati obbligatori per i siti web di ditte individuali o di persone fisiche

Se sei titolare di una ditta individuale, le informazioni da inserire obbligatoriamente sul sito internet sono le seguenti:

1. Denominazione della ditta;
2. Indirizzo della sede legale;
3. Numero di partita IVA;
4. Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta l’azienda;
5. Numero di iscrizione REA.

La PEC sul sito web non è un dato obbligatorio, personalmente consiglio, se non ci sono impedimenti particolari, di inserirla comunque.

La presenza della PEC indica agli utenti un contatto legalmente certificato che dimostra la trasparenza dell’azienda nel voler mettere a disposizione metodi di comunicazione tracciabili e giuridicamente validi, soprattutto in caso di controversie.

Dati obbligatori per il sito web di una società

La legislazione, tramite l’articolo 2250 del codice civile regolamenta quali siano i dati obbligatori da inserire sul sito web delle società di capitale.

In particolare la legge fa riferimento alle seguenti tipologie di società:

• Società a Responsabilità Limitata (Srl);
• Società a Responsabilità Limitata Semplificata (Srls);
• Società per Azioni (Spa);
• Società in Accomandita per Azioni (Sapa).

Le informazioni obbligatorie per i siti web di Srl, Srls, Spa e Sapa sono le seguenti:

1. Ragione sociale;
2. Sede legale;
3. Codice Fiscale della società e Partita IVA;
4. Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta la società (esempio “Ufficio delle imprese di…”);
5. Numero d’iscrizione al REA;
6. Capitale sociale e quota versata.

ATTENZIONE: E’ importante sapere che se la Società per Azioni o la Società a Responsabilità Limitata è a socio unico (società unipersonale), bisogna indicarlo tra i dati obbligatori.
Inoltre, nel caso di scioglimento della società, va inserito anche lo stato di liquidazione.
Anche per questa tipologia di attività l’inserimento della PEC  non è obbligatoria, ma vale quanto riportato precedentemente dove è consigliabile indicare questa informazione.

Le informazioni obbligatorie per i siti web dei professionisti

Se sei un professionista e decidi di farti realizzare un sito web vetrina, devi, anche in questo caso, rispettare gli obblighi di legge.
Nel caso tu sia un commercialista, un medico, un avvocato, un architetto ecc., i dati da inserire sul tuo sito dovranno essere i seguenti:

1. Cognome e Nome;
2. Titolo professionale;
3. Indirizzo della sede legale;
4. Numero di partita IVA;
5. Numero di iscrizione all’Albo.

Come professionista, oltre alla normativa generale che viene applicata per tutti, devi rispettare anche il tuo codice deontologico, pertanto il tuo ordine professionale potrebbe prevedere l’inserimento di altri dati aggiuntivi sul sito web.
In tal senso è necessario informarsi presso il proprio ordine in modo da avere le specifiche ed i dettagli precisi, l’omissione e la mancata pubblicazione di determinati dati, in alcuni casi, può comportare anche la sospensione dell’esercizio della professione.

I dati obbligatori per i siti web delle associazioni

I siti web delle associazioni, devono contenere all’interno della home page le seguenti informazioni obbligatorie:

1. Nome associazione
2. Di che tipo di associazione si tratta (per esteso);
3. Codice Fiscale o Partita IVA.

Questa norma è estesa a:

• ONLUS;
• Associazioni di Promozione Sociale, le cosiddette APS;
• Associazioni sportive dilettantistiche, anche dette ASD (ad esempio palestre, piscine, ecc.);
• Associazioni di volontariato.

I dati obbligatori per il sito web di un freelance

I dati obbligatori da inserire sul sito web di un freelance sono analoghi a quelli da mettere sul sito di un’impresa individuale, ovvero:

1. Denominazione attività;
2. Sede legale;
3. Numero di partita IVA;
4. Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta l’azienda;
5. Numero di iscrizione REA.

I dati obbligatori per un sito o un blog amatoriale

Se non sei titolare di una partita IVA, ma possiedi un sito web amatoriale o un blog che gestisci come privato, non sei tenuto ha obblighi di legge in materia. Sostanzialmente stai esercitando la libertà di pensiero stabilita dall’articolo 21 della Costituzione italiana:

Tutti hanno diritto di manifestare liberamente il proprio pensiero con la parola, lo scritto e ogni altro mezzo di diffusione.

Se stai effettuando amatorialmente la vendita su internet senza partita IVA, non sei tenuto ad inserire informazioni specifiche sul sito, tranne nei seguenti casi:

1. Se la pubblicazione sul sito internet diventa periodica;
2. Se le pubblicazioni sul sito o blog sono finalizzate alla monetizzazione tramite banner pubblicitari o altro.

I dati obbligatori da inserire in un sito e-commerce

Una particolare attenzione è richiesta per alcune informazioni da includere all’interno di un sito e-commerce.
Se il tuo sito web vende online, anche se hai curato la burocrazia per aprire il sito e-commerce, è fondamentale non trascurare altri importanti aspetti.
Tutte queste informazioni devono essere presenti in documenti specificamente redatti che rientrano nella categoria delle “condizioni generali di vendita” e che consiglio vivamente di produrli tramite l’aiuto di un legale esperto in materia di vendita on line.

Oltre ai dati citati nei paragrafi precedenti, un sito e-commerce deve mettere a disposizione degli utenti ulteriori importanti informazioni di carattere pratico, è bene che siano sempre presenti i seguenti dati:

• Prezzi e tariffe riportati in maniera chiara e trasparente
• Eventuali dazi e spese aggiuntive
• Spese di consegna indicate separatamente dal prezzo del prodotto
• Modalità e tempistiche di consegna
• Modalità di restituzione o reclamo
• Diritti e obblighi derivanti dal contratto di vendita
• Contatti dell’azienda
• Organo competente in caso di controversie

NOTA BENE: in casi di vendita di prodotti alimentari occorre inserire anche gli ingredienti e la presenza di eventuali allergeni.

Dove inserire i dati obbligatori

Il numero di partita IVA è l’unico dato per cui vale l’obbligo di legge di pubblicazione sulla homepage del sito web, così come riporta l’articolo 35 del D.P.R. 633/1972:

L’ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita I.V.A. che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell’attività e che deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto.

Comunemente durante la creazione di un sito, la partita IVA viene inserita nel piè di pagina della home page, nel cosiddetto footer.
Per tutti gli altri dati e le altre informazioni aziendali o societarie, è possibile utilizzare altre pagine del sito come la pagina dei contatti, delle note legali o dei termini e condizioni.

Personalmente, quando mi occupo della realizzazione dei siti web per i mei clienti, preferisco inserire tutte le informazioni e non solo la partita IVA nella parte bassa del sito (footer).

Questa pratica, usata da moltissimi web designer, consente di avere i dati sempre ben visibili in ogni sezione del sito.

L’importante è che i dati obbligatori siano tutti presenti e di facile accesso e consultazione per l’utente.

Omissione dei dati obbligatori: sanzioni

E’ importante sapere che se si possiede un sito internet e non si inserisce al suo interno alcune informazioni che a livello normativo sono indicate come obbligatorie è possibile incorrere in una sanzione amministrativa che varia da € 258,23 a € 2.065,83 (articolo 11, Decreto Legislativo 472/97).

 

e non dimentichiamoci i Cookie e il GDPR

Ecco due argomenti che sono essenziali quando si parla di siti web e obblighi dei siti internet.

Analizziamole singolarmente e nel dettaglio.

Cookie Law

La direttiva comunitaria UE 136/2009 ha imposto ai proprietari e gestori di siti web, l’obbligo di informare i visitatori circa l’uso dei Cookie. Di cosa si tratta? Sostanzialmente, un cookie è un file di testo trasmesso da un sito internet al computer (o al device) dell’utente, così da consentirne il riconoscimento immediato in caso di future visite al sito.

Grazie ai cookie un sito si ricorda per esempio le preferenze e le impostazioni base usate dal visitatore (esempio, la lingua dell’utente o i prodotti inseriti nel carrello).

I cookie non sono tutti uguali. Senza addentrarci in questo mondo, possiamo generalizzare dicendo che esistono 3 tipi di cookie:

1. Cookie tecnici
2. Cookiedi profilazione
3. Cookiedi terze parti

In base alla natura del cookie è necessario rispettare specifici adempimenti.

GDPR

A seguito del Regolamanto UE 679/2016 (articolo 12) l’importanza della privacy e del trattamento dei dati sul web hanno assunto maggiore rilievo e valore.
A oggi, i titolari di un sito internet sono obbligati a richiedere in modo esplicito (spesso tramite pop up o banner) il consenso al trattamento ai dati personali e all’invio di cookie.

Questo significa, inoltre, che sul sito deve essere presente una pagina dedicata alla descrizione della tipologia di cookie utilizzati dal sito e l’impiego che viene fatto dei dati raccolti. Tale sezione corrisponde spesso alla pagina Privacy Policy.

NOTA BENE: tutti i moduli di contatto o di iscrizione a una newsletter devono richiedere un consenso esplicito da parte dell’utente. Questo non deve quindi essere iscritto a sua insaputa e deve avere la possibilità di disiscriversi in ogni momento e con pochi semplici passaggi.

Conclusioni

Attraverso questo articolo spero di aver dato delle informazioni utili a tutti titolari di attività dotate di un sito web. Si tratta di semplici regole che non comportano sforzi finanziari e di risorse, basta semplicemente adeguarsi inserendo i dati richiesti.

Per quanto riguarda l’argomento Cookie e Privacy Policy, basta avvalersi di professionisti nel settore dello sviluppo web per essere consigliati e integrare gli strumenti adatti per avere sempre a norma il proprio sito web.

Se vuoi saperne di più puoi contattarmi senza alcune impegno qui e sarò felice di verificare il tuo sito.